16 Avril 2020

Le télétravail, conseils pour tous (et pour les managers)
Divers

Depuis sa création en 2012 TOUS les associés de Digital Team sont en télétravail 100% de leur temps.

Ils se trouvent à Rennes, Angers, Bourgoin-Jallieu, Lyon, Villeurbanne, Ternay, Saint Victor de Morestel...

Alors plusieurs clients nous ont demandé conseil. Comment supportons-nous cette manière de travailler ? Comment se passe le management dans ces conditions ?

De nombreux articles évoquent le télétravail, le home-office actuellement. Il y a souvent de bons conseils. Voici notre méthode.

 

Gérer son espace de travail :

Chez Digital Team : Chacun s'est aménagé un espace de travail complet, souvent dans une pièce à part.

 

Investissez dans de bons fauteuils (les fauteuils de gamers sont très adaptés), un bureau spacieux pour accueillir un poste informatique et de quoi écrire à coté, une connexion séparée de celle de la famille.

 

+ Manager : n'hésitez pas à dédier un écran aux outils de communication avec vos collaborateurs (mail, chat, suivi de planning). Vous saurez toujours si quelqu'un a besoin de vous sans quitter votre propre production des yeux.

 

Gérer son temps :

Chez Digital Team : Nous disposons d'un agenda partagé pour signifier les périodes où l'on ne doit pas être dérangé (après-midi de codage intense, réunion, congés...), et d'un outil de suivi des tâches.

 

- Ce n'est pas parce qu'on est chez soi que l'on n'est pas au travail. La base, c'est la routine. Des horaires fixes sont la règle.

- Il faut être parcimonieux avec les exceptions pour aller chercher un paquet, faire une course… Soyez clair avec votre entourage sur les moments où vous pouvez être interrompus ou pas (pourquoi pas un signal clair sur votre bureau comme une lumière allumée ou pas).

- Vous gagnez du temps sur les trajets ? Valorisez ce temps pour vous et vos proches.

- Vous avez toujours droit à une pause-café. Changez de pièce, appelez un ami, lisez un article de magazine.

 

+ Manager : Demandez à chacun de s'engager sur un planning de réalisation de ses tâches. Arbitrez en prenant en compte les impératifs clients et la synchronisation de l'équipe. Ajustez en gardant des marges pour les impondérables, attention aux estimations souvent trop optimistes du collaborateur qui veut faire plaisir ou qui sous-estime souvent les aléas.

 

Communiquer :

Chez Digital Team : Skype au quotidien, réunion d'équipe tous les 15 jours en visio-conférence, une journée physique ensemble par trimestre.

 

- Ouvrez un canal de discussion permanent pour toute votre équipe. C'est la salle de pause virtuelle. On s'y salue le matin, on y passe ses coups de gueule sur l'imprimante qui est en panne, on partage des astuces, on se dit au-revoir...

- Planifiez des réunions « générales » pour maintenir le lien et s'assurer que tout le monde a un niveau minimum de connaissance des informations sur la société, charge de travail, prospectives, moral.

- A défaut d'outils de reporting, on fait en fin de journée un petit débrief mail : avancement, difficultés rencontrées, programme à venir.

- Les mails c'est bien, le vocal peut être plus rapide. On n'attend pas des jours une réponse à un mail, on relance par un autre canal

 

+ Manager : Patience et répétitions. A vous de relancer un collaborateur qui ne communique pas, réexpliquez-lui l'intérêt du partage d'information, soyez pédagogue. Trouvez les bons outils, les bonnes méthodes en fonction de vos équipes.

 

Sécurisez vos données :

Chez Digital Team : le détail de notre architecture est confidentiel.

 

- Le poste de travail du collaborateur doit être dédié à l'entreprise. Ce n'est pas un ordinateur familial.

- Assurez-vous qu'il est protégé par un antivirus à jour.

- Le Wi-Fi : C'est le point faible de l'architecture de travail nomade. Changement régulier des clefs, filtrage des périphériques autorisés, mises à jour des box et routeurs, ...

- Sécurisez l'accès à votre intranet (VPN, accès par IP fixe, ...)

- Faites des sauvegardes (Cloud, serveur dédié, clé USB, disque externe...)

 

+ Manager : Réinterrogez-vous régulièrement l'adéquation de vos outils informatiques avec votre pratique. Le software et le hardware sont évolutifs, ce sont à eux à se plier à vos besoins et pas l'inverse. N'hésitez pas à solliciter un audit externe afin d'avoir un œil nouveau et critique sur votre SI.

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